בונים רשימת רישיונות
תעדו שם תוכנה, בעל החשבון, סוג רישיון, מספר משתמשים ומועד חידוש. הבחינו בין רישיון למכשיר, למשתמש ולגישה משותפת. שימוש מסחרי עשוי להיות כפוף לתנאים שונים משימוש פרטי, גם כאשר התוכנה זמינה ללא תשלום.
בודקים מה באמת נחוץ
עברו על משתמשים לא פעילים ותוספים שאינם בשימוש. ביטול מנוי מחייב לבדוק קודם שמירת מידע וייצוא קבצים. השוו עלות שנתית מלאה, מגבלות שימוש ושירות, ולא רק מחיר מבצע לחודש הראשון.
שומרים רציפות
השתמשו בחשבון ארגוני ובאמצעי שחזור שבשליטת העסק. קבעו מי מאשר חידוש ושינוי מסלול. לפני מעבר תוכנה בדקו תאימות קבצים וצרכי הדרכה. ניהול רישיונות טוב מונע גם הוצאה מיותרת וגם אובדן גישה ביום עבודה חשוב.
